Opgesteld d.d. 19 november 2018

Privacy beleid voor leden, kandidaten en relaties

Dit privacy beleid betreft het beleid van CFA Society VBA Netherlands en tevens dat van de aan haar gelieerde stichtingen Stichting VBA Opleidingsinstituut Morreau en Stichting Register Risk Manager for Financial Institutions, verder weergegeven als CFA Society VBA Netherlands. CFA Society VBA Netherlands hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy en een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. In dit document staat beschreven hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij verkrijgen via digitale middelen (website, app, e-mail), dan wel offline met betrekking tot onze leden, kandidaten, deelnemers aan onze evenementen en overige relaties. CFA Society VBA Netherlands houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Indien u na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

 

Doelen van de verwerking

De doelen van de verwerking houden verband met de doelstellingen die  CFA Society VBA Netherlands heeft, zoals terug te lezen valt in haar statuten. De vereniging heeft tot doel (1) het bevorderen van het beroep van investment professional in het algemeen en (2) het bieden van doorlopende opleiding en verspreiding van informatie met betrekking tot het Investment Decision-Making Process, (3) het bevorderen van de hoogste ethische beginselen, en (4) het bewerkstelligen van professioneel gedrag.

Onze vereniging tracht deze doelen te realiseren op een aantal manieren, onder meer door:

  • het instrueren en trainen van individuele leden en het publiek in het algemeen van de beginselen, praktijken en gedragingen op het gebied van integriteit en betrouwbaarheid;
  • het begeleiden en stimuleren van de doorlopende opleiding van personen die beroepshalve betrokken zijn;
  • het ondersteunen van het ontwikkelen, vaststellen, invoeren en onderhouden van de Code and Standards voor personen die beroepshalve betrokken zijn in het Investment Decision-Making Process en;
  • het handhaven van deze normen zoals bedoeld voor haar leden;
  • het ter beschikking stellen van handige tools, zoals bijvoorbeeld de website en de app;
  • de uitgave van het vakblad VBA Journaal;
  • het informeren van leden, belanghebbenden en belangstellenden via nieuwsbrieven, website en app.

Verwerking van persoonsgegevens van leden, kandidaten en deelnemers aan evenementen

Persoonsgegevens van leden, kandidaten of geïnteresseerden worden door CFA Society VBA Netherlands verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • administratieve doeleinden (o.a. ledenadministratie, contributieheffing);
  • de organisatie van opleidingen en evenementen;
  • communicatie over de opleidingen en evenementen, lidmaatschap en vereniging;
  • de uitgifte van nieuwsbrieven en vakbladen;
  • het verzenden van informatie aan leden, deelnemers en/of begunstigers;
  • het bekend maken van informatie over betrokkenen en activiteiten van de stichting/vereniging middels social media, de eigen website en de app (waaronder bijvoorbeeld foto's);
  • andere activiteiten al dan niet van intern beheer;
  • het beter begrijpen van uw behoeften
  • het verbeteren van onze dienstverlening
  • monitoring van websitebezoek.

Het gebruik van bovenstaande persoonsgegevens is gebaseerd op de volgende verwerkingsgronden, dan wel 'rechtsgronden' zoals bedoeld in artikel 6 van de AVG:

  • uw toestemming;
  • de gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de overeenkomst die we met u hebben, of waar u partij bij bent;
  • de gegevens zijn nodig om te voldoen aan een op ons rustende wettelijke verplichting;
  • de gegevens zijn nodig voor ons gerechtvaardigd belang, of dat van een ander. Het gaat om de volgende "gerechtvaardigde belangen":
    • het belang van de vereniging om een relatie te onderhouden met onze leden;
    • het belang van de vereniging om meer inzicht te krijgen in onze gebruikers en leden en hun wensen.

      Voor bovenstaande doelstelling(en) kunnen wij van u de volgende persoonsgegevens verzamelen:
  • naam, adres, woonplaats (NAW);
  • titels;
  • geslacht;
  • telefoonnummer;
  • faxnummer;
  • functiegegevens (functie en organisatie);
  • betalingsgegevens;
  • e-mailadres;
  • social media gegevens, zoals LinkedIn, Facebook en Twitter;
  • website;
  • datum van overlijden;
  • dieetwensen;
  • gegevens over deelname aan onze opleidingen, cursussen en evenementen;
  • IP-adres en website dan well app gebruik;
  • foto- en video-opnames.

Uw persoonsgegevens worden door CFA Society VBA Netherlands opgeslagen voor de periode gedurende de looptijd van uw lidmaatschap en daarna in de financiële administratie op basis van wettelijke eisen met uitzondering van het IP-adres welke tot 6 maanden wordt opgeslagen na het laatste websitebezoek.

 

Verwerking van persoonsgegevens van prospects, stakeholders, lobbycontacten en/of geïnteresseerden

CFA Society VBA Netherlands heeft volgens zijn statuten ten doel 'het bevorderen van het beroep van investment professional in het algemeen'. Een belangrijk onderdeel daarvan is informatievoorziening, zoals het verspreiden van nieuwsbrieven, rapporten, persberichten en andere publicaties, en persoonlijke contacten. Persoonsgegevens van prospects, stakeholders-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden worden door CFA Society VBA Netherlands verwerkt ten behoeve van deze informatievoorziening. Grondslag voor deze persoonsgegevens is uw toestemming; bijvoorbeeld mondelinge toestemming, de afgifte van een visitekaartje of via koppeling op LinkedIn; Een andere grondslag vormt het gerechtvaardigd belang zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 sub f AVG. Het gerechtvaardigd belang bestaat mede uit het feit dat contact met prospects, stakeholders en ondernemingen werkzaam in de sector cruciaal is bij het vergaren en delen van kennis en standpunten, wat noodzakelijk is bij het bevorderen van het beroep van investment professional in het algemeen zoals beschreven in de statuten.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan CFA Society VBA Netherlands de volgende persoonsgegevens van u verzamelen:

  • naam;
  • bedrijf en functie;
  • adresgegevens;
  • telefoonnummer;
  • e-mailadres;
  • social media gegevens, zoals LinkedIn, Facebook en Twitter.

Deze gegevens worden bewaard gedurende de periode dat men contact heeft en daarna nog maximaal 5 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens voor nieuwsbrief abonnees

 Voor inschrijving van de nieuwsbrief is alleen uw naam en e-mailadres noodzakelijk. Deze gegevens worden bewaard gedurende de periode dat men aangemeld is en na afmelding nog maximaal 3 maanden.

 

Foto en video

CFA Society VBA Netherlands kan tijdens haar events en meetings foto's van deelnemers maken die gepubliceerd kunnen worden in onder meer haar nieuwsbrieven en op de website. Hierbij beroepen wij ons op journalistiek gebruik en vrije nieuwsgaring. Voor journalistiek gebruik is toestemming niet vereist. Mocht u echter bezwaar hebben tegen het gebruik van uw afbeelding, neem dan contact met ons op middels het adres onderaan dit document. Met onze professionele fotografen zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten. Tijdens evenementen en opleidingen kunnen ook deelnemers foto's maken. CFA Society VBA Netherlands is nadrukkelijk niet verantwoordelijk voor het gebruik van deze foto's.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij onder meer gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internetomgeving;
  • het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • Het verzenden van drukwerk, zoals bijvoorbeeld het vakblad VBA Journaal.

Maar ook verstrekken we gegevens aan anderen dan onze verwerkers. Middels de website kunnen personen informatie opvragen uit openbare registers zoals het RBA Register, het RMFI Register en de ledenlijst van CFA Institute. De Wet Bescherming Persoonsgegevens vereist dat personen toestemming moeten geven voor het zichtbaar maken van hun persoonsgegevens aan derden. Deze registers kunnen daardoor onvolledig zijn.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met de verwerkers maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. CFA Society VBA Netherlands verkoopt nooit persoonsgegevens aan derden.

 

Buiten de EU

Een organisatie mag persoonsgegevens alleen doorgeven naar derde landen als dit land of de organisatie een passend beschermingsniveau heeft. De Europese Commissie (EC) heeft een regeling aangenomen voor doorgifte van persoonsgegevens aan de VS. Deze regeling heet het Privacy Shield). Aangezien uw lidmaatschap met CFA Society VBA Netherlands gepaard gaat met een lidmaatschap van het in de Verenigde Staten gevestigde CFA Institute en uw persoonsgegevens door de laatste worden beheerd is het van belang te weten dat persoonsgegevens in beheer bij CFA Institute in de Verenigde Staten voldoen aan de GDPR/AVG alsmede aan de Privacy Shield en worden slechts gedeeld via een besloten gedeelte van de website. U kunt de privacy policy van CFA Institute nalezen middels de link https://www.cfainstitute.org/en/about/governance/policies/privacy-policy.

 

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • alle personen die namens CFA Society VBA Netherlands van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • persoonsgegevens worden alleen gedeeld via cloud toepassingen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan direct contact met ons op.

 

Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken op onze website cookies. Dat is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone.

Wij gebruiken de volgende cookies:

  1. cookies met een puur technische functionaliteit.

    Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.
  2. cookies met analysefunctionaliteit.

    CFA Society VBA Netherlands maakt gebruik van Google Analytics en eigen analyse om het bezoek aan onze website te meten. Bijvoorbeeld om te weten wat voor apparaten onze bezoekers het meest gebruiken, zodat we onze website daarop kunnen aanpassen. De vereniging heeft Google Analytics ingeregeld volgens de Handleiding privacy vriendelijk instellen van Google Analytics van de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie over Google Analytics kunt u ook vinden in het Privacy statement van Google Analytics.

    U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Echter, door cookies te verwijderen of niet toe te staan kan het zijn dat enkele opties van de website niet meer goed werken.   
     

Uw rechten omtrent uw gegevens (inzage, aanpassing, verwijdering etc.)

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Als lid kunt u te allen tijde uw gegevens bij CFA Institute inzien en aanpassen via de link beheer gegevens op de website www.cfainstitute.org. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Ieder verzoek kunt u tot ons richten via info@cfavba.nl. Om er zeker van te zijn dat een verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

 

Kosten en termijnen
Bij het uitoefenen van bovengenoemde rechten zal CFA Society VBA Netherlands behoudens misbruik (ongegronde en/of buitensporige verzoeken) geen kosten in rekening brengen aan betrokkene. CFA Society VBA Netherlands zal u direct na ontvangst van de aanvraag een ontvangstbevestiging sturen en de procedure hierin aangeven.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Veranderingen

Privacy is volop in beweging. Net als CFA Society VBA Netherlands zelf. Zo nu en dan zullen we ons privacy beleid daarom moeten aanpassen. Wij kunnen deze verklaring wijzigen als ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De meest actuele privacyverklaring kunt u vinden op onze website. We raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte blijft.

Vragen & contactgegevens

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

 

CFA Society VBA Netherlands

Gustav Mahlerplein 109-111

1082 MS  Amsterdam

Nederland
Telefoon: +31 20 618 2812

info@cfavba.nl